Was ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung?
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist eine Meldung an das Finanzamt. Unternehmen geben dabei regelmäßig an, wie viel Umsatzsteuer sie eingenommen und wie viel Vorsteuer sie gezahlt haben. Die Differenz wird je nach Unternehmensgröße monatlich oder vierteljährlich elektronisch über ELSTER gemeldet und entweder gezahlt oder erstattet. So stellt das Finanzamt sicher, dass Sie als Unternehmer oder Selbstständiger, Ihre Umsatzsteuerpflicht erfüllen.
Wann muss eine Umsatzsteuer Voranmeldung abgegeben werden?
Die Umsatzsteuer-Voranmeldung Fristen sind durch §18 des UstG festgelegt. Demnach müssen Sie monatlich oder vierteljährlich (abhängig von Ihrem Umsatz) eine UStVA abgeben.
- Monatliche Abgabe: Ihre Umsatzsteuerzahllast betrug im Vorjahr mehr als 9.000,00 Euro
- Vierteljährliche Abgabe: Ihre Zahllast lag zwischen 2.000 Euro und 9.000 Euro
Befreiung: Betrug Ihre Zahllast im Vorjahr weniger als 2.000 Euro, können Sie von der Pflicht zur Abgabe befreit werden.
- Umsatzsteuer im Vorjahr
- Abgabezeitraum
- Abgabefrist
- > 9.000,00 €
- monatlich
- bis zum 10. des Folgemonats
- 2.000 € – 9.000 €
- vierteljährlich
- bis zum 10. nach Quartalsende
- < 2.000 €
- keine Voranmeldung, nur Jahreserklärung
- Mit einer Dauerfristverlängerung kann man einen Monat mehr Zeit gewinnen.
Die UStVA muss jeweils bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums übermittelt werden. Sie können Ihre USt-Voranmeldung online über ELSTER an das Finanzamt übermitteln.
Wenn Sie regelmäßig mit knappen Fristen zu kämpfen haben, können Sie eine Dauerfristverlängerung beantragen. Dadurch verschieben Sie die Abgabefrist in der Regel um einen Monat nach hinten.
Wer muss eine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben?
Die Umsatzsteuer Anmeldung müssen grundsätzlich alle Unternehmen abgeben, die umsatzsteuerpflichtig sind. Dazu zählen:
- Gewerbetreibende
- Freiberufler
Selbstständige
Wenn Sie als Kleinunternehmer nach § 19 UstG gelten und Ihr Umsatz die Grenzen von 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr nicht überschreitet, sind Sie von der Abgabepflicht befreit.
Sind Sie kein Kleinunternehmer, erbringen aber ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG (z. B. Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin), müssen Sie keine USt-Voranmeldung beim Finanzamt abgeben.
Übersicht zu typischen Steuerbefreiungen nach § 4 UStG (vereinfacht)
| Bereich / Tätigkeit | Beispiel(e) | Umsatzsteuerpflicht | UStVA nötig?* |
|---|---|---|---|
| Gesundheitswesen | Heilbehandlungen durch Ärzte, Zahnärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten | steuerfrei (§ 4 Nr. 14 UStG) | in der Regel nein |
| Bildung & Lehre | Unterricht an Schulen, Hochschulen, Nachhilfe, bestimmte Fortbildungen | steuerfrei (§ 4 Nr. 21, 22 UStG) | in der Regel nein |
| Finanz- & Versicherungswesen | Kreditgewährung, Bankleistungen, Versicherungsvermittlung | steuerfrei (§ 4 Nr. 8, 10 UStG) | in der Regel nein |
| Vermietung & Verpachtung | Vermietung von Wohnungen | steuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG) | in der Regel nein |
| Kulturelle Leistungen | Orchester, Theater, Museen (unter Voraussetzungen) | steuerfrei (§ 4 Nr. 20 UStG) | in der Regel nein |
| Land- & Forstwirtschaft | Leistungen im Rahmen der Durchschnittssatzbesteuerung (§ 24 UStG) | steuerfrei/pauschaliert | oft nein |
| Exportleistungen | Ausfuhrlieferungen in Drittländer | steuerfrei (§ 4 Nr. 1 UStG) | ja (muss gemeldet werden) |
* Hinweis: Keine UStVA bedeutet nur, wenn ausschließlich steuerfreie Umsätze vorliegen. Sobald steuerpflichtige Umsätze dazukommen (z. B. Nebenleistungen, Beratung), kann eine Abgabe erforderlich sein.
Alle anderen Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet regelmäßig Umsatzsteuer dem Finanzamt zu melden.
Umsatzsteuer-Voranmeldung ausfüllen – Schritt für Schritt
Die Voranmeldung wirkt auf den ersten Blick oft kompliziert. Mit einer klaren Struktur können Sie sie gut bewältigen. Damit Ihnen die Erstellung leichter fällt, haben wir eine Checkliste mit den wichtigsten Punkten, an der Sie sich orientieren können:
Vorbereitung
- Alle Ausgangsrechnungen (mit ausgewiesener Umsatzsteuer) gesammelt und geprüft
- Alle Eingangsrechnungen (mit abziehbarer Vorsteuer) gesammelt und geprüft
- Kassenbuch und Bankbelege abgestimmt
Belege für steuerfreie Umsätze (z. B. § 4 UStG) separat markiert
Berechnung
- Umsatzsteuer auf alle steuerpflichtigen Umsätze berechnet (7 % oder 19 %)
- Abziehbare Vorsteuerbeträge aus Eingangsrechnungen ermittelt
- Steuerfreie Umsätze (z. B. Export, Heilbehandlung) dokumentiert
Differenz (Umsatzsteuer – Vorsteuer) ermittelt = Zahllast oder Erstattungsanspruch
ELSTER Anmeldung:
- Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
Wählen Sie dann das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ aus.
Eintragung in ELSTER
- Richtigen Zeitraum (Monat oder Quartal) gewählt
- Umsätze in die korrekten Zeilen/Positionen eingetragen:
- steuerpflichtige Umsätze zu 19 %
- steuerpflichtige Umsätze zu 7 %
- steuerfreie Umsätze
Vorsteuerbeträge
Zahllast prüfen:
ELSTER rechnet automatisch: Umsatzsteuer minus Vorsteuer, Plausibilität der berechneten Zahllast oder Erstattung prüfen
Abgabe & Zahlung
- UStVA elektronisch über ELSTER übermittelt
- Frist geprüft: bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums
- Bei Zahllast: fristgerechte Überweisung an das Finanzamt (oder SEPA-Lastschriftmandat erteilt)
Bei Erstattung: Kontoverbindung im ELSTER-Konto aktuell
Sonstiges
- Belege aufbewahren: alle relevanten Unterlagen mindestens für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bereithalten, Rückfragen des Finanzamts können so schnell geklärt werden.
Steuerberater hinzuziehen: Bei komplexen Geschäftsvorfällen oder Unsicherheiten zur Vermeidung von Fehlern.
Welche Fehler sollte man bei der USt-Voranmeldung vermeiden
Bei der Umsatzsteuer Anmeldung schleichen sich schnell Fehler ein, die später zu Rückfragen oder sogar Nachzahlungen führen können. Besonders häufig sind folgende Punkte:
- Falsche Steuersätze angewendet: Umsätze werden mit 7 % statt 19 % oder umgekehrt gemeldet. Oder Sonderfälle wie steuerfreie Lieferungen werden übersehen.
- Vorsteuer zu Unrecht abgezogen: Etwa, wenn Rechnungen nicht alle Pflichtangaben enthalten, private Ausgaben geltend gemacht werden oder Vorsteuer aus steuerfreien Umsätzen abgezogen wird.
- Falsche Beträge eingetragen: Typisch sind Zahlendreher, Brutto- statt Nettobeträge oder die Verwechslung von Umsatzsteuer und Vorsteuer.
- Spezialfälle vergessen: Dazu zählen Reverse-Change-Umsätze, Anzahlungen, Stornorechnungen oder Gutschriften, die nicht korrekt berücksichtigt werden.
- Fehler bei Korrekturen: Wenn Änderungen nicht im richtigen Zeitraum oder an der richtigen Stelle eingetragen werden, entstehen Differenzen.
Formale Fehler: Auch kleine Dinge wie eine falsche Steuernummer oder Voranmeldungszeitraum können Probleme verursachen.
Wenn Sie diese typischen Stolperfallen kennen und Ihre Angaben sorgfältig prüfen, vermeiden Sie unnötige Ärgernisse mit dem Finanzamt. Im Zweifel sollten Sie für Ihre Umsatzsteuer Vormeldung Steuerberater zu Rate ziehen.
Welche Konsequenzen hat eine verspätete Abgabe der Voranmeldung?
Wenn Sie die UStVA verspätet abgeben oder die Zahllast nicht rechtzeitig überweisen, kann das verschiedene Folgen haben.
Verspätungszuschlag
- Das Finanzamt kann nach §152 AO einen Zuschlag festsetzen
- Meist bis zu 10% der festgesetzten Steuer, maximal 25.000 €
Höhe des Zuschlags liegt im Ermessen des Finanzamts
Säumniszuschlag:
- Die Zahllast wird nicht rechtzeitig überwiesen
- Pro angefangenem Monat 1 % des rückständigen Steuerbetrags (auf volle 50 € abgerundet)
Läuft automatisch, auch wenn Abgabe nachgeholt wird
Erinnerung oder Zwangsgeld
- Schriftliche Abgabeaufforderung
Wird dieser nicht nachgekommen, folgt ein Zwangsgeld
Schätzung durch das Finanzamt
- Gar keine Abgabe: Finanzamt schätzt Besteuerungsgrundlage
Schätzungen oft zu Ungunsten des Unternehmens
Straf- oder Bußgeldrisiko
- Wiederholte oder länger andauernde Nichtabgabe: Der Vorwurf der leichtfertigen Steuerverkürzung (§ 378 AO, Bußgeld) oder sogar der Steuerhinterziehung (§ 370 AO, Straftat) droht.
Sollten Sie einmalig Ihre UStVA leicht verspätet abgeben, folgt oft lediglich ein geringer Verspätungs- oder Säumniszuschlag. Wiederholte oder längere Verspätungen können jedoch teuer und auch rechtlich riskant werden.
Umsatzsteuer-Voranmeldung mit ELSTER
Die USt-Voranmeldung wird heute ausschließlich elektronisch über das ELSTER-Portal an das Finanzamt übermittelt. Dafür melden Sie sich mit Ihren persönlichen Zugangsdaten in Mein Elster and und wählen das Formular „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ für den entsprechenden Zeitraum aus. Nach Eingabe der erforderlichen Angaben zu Umsätzen, Steuersätzen und Vorsteuerbeträgen prüft das Portal Ihre Daten. Nach abgeschlossener Prüfung können Sie die USt-Voranmeldung online übermitteln. Das System erstellt im Anschluss eine Bestätigung, die als Nachweis für die fristgerechte Abgabe dient.
Wann ist der Steuerberater hilfreich?
Ein Steuerberater kann bei der Umsatzsteuer-Anmeldung in vielen Situationen sehr hilfreich sein. Besonders wertvoll ist die Unterstützung, wenn es um komplexere Geschäftsvorgänge geht. Dazu zählen etwa:
- Auslandsgeschäfte (z. B. mit Reverse-Charge-Verfahren)
- Hohe Investitionen
- Korrekte Behandlung von Anzahlungen, Gutschriften und Stornierungen
- Erstmalige Einrichtung der Buchhaltung
Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu den korrekten Kennziffern
Darüber hinaus ist ein Steuerberater empfehlenswert, wenn regelmäßig hohe Summen bewegt werden oder Fehler unbedingt vermieden werden müssen. So schützten Sie sich effektiv vor kostspieligen Nachzahlungen oder rechtlichen Konsequenzen.
Zudem spart ein Steuerberater Zeit und Nerven. Er kümmert sich um die pünktliche Abgabe und prüft die Zahlen auf Plausibilität. Er übernimmt auch die Kommunikation mit dem Finanzamt und beantwortet Rückfragen professionell.
Kurz gesagt: Gerade wenn es um größere Beträge geht oder teure Fehler vermieden werden sollen, ist es sinnvoll, die UStVA in erfahrene Hände zu legen. So bleibt mehr Sicherheit und mehr Zeit fürs Kerngeschäft.
FAQ
Eine Dauerfirstverlängerung ist eine Art Aufschub für die Abgabe der UStVA. Normalerweise muss sie bis zum 10. Tag nach Ende des Voranmeldungszeitraums beim Finanzamt sein. Mit einer Dauerfristverlängerung verschiebt sich die Umsatzsteuerfrist dauerhaft um einen Monat nach hinten.
Beispiel: Ohne Fristverlängerung müsste die Voranmeldung für den Monat April bis zum 10. Mai eingereicht werden. Mit der Dauerfristverlängerung hat man dafür Zeit bis zum 10. Juni.
Um die Verlängerung zu bekommen, müssen Sie sie über ELSTER beantragen. Für monatliche Voranmeldungen verlangt das Finanzamt zusätzlich eine Sondervorauszahlung (in der Regel ein Elftel der Vorjahreszahllast). Dies Zahlung wird später mit der letzten Voranmeldung des Jahres verrechnet.
Der Unterschied ist recht simpel. Es geht darum, wer die Steuer zahlt und wer sie abziehen darf:
Umsatzsteuer: Die Steuer, die ein Unternehmen seinen Kunden auf den Preis aufschlägt und ans Finanzamt abführen muss.
- Beispiel: Ein Händler verkauft eine Maschine für 1.000 € netto + 190 € Umsatzsteuer = 1.190 € brutto. Die 190 € vereinnahmt er zunächst, muss sie aber später an das Finanzamt weiterleiten.
Vorsteuer: Die Steuer, die ein Unternehmen selbst beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen an andere Unternehmen zahlt.
- Beispiel: Der Händler kauft Material für 500 € netto + 95 € Umsatzsteuer = 595 € brutto. Diese 95 € darf er als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen.
Wenn Sie in einem Monat keine Umsätze erzielt haben, müssen Sie trotzdem eine Umsatzsteuer-Anmeldung abgeben. In diesem Fall machen Sie eine Nullmeldung. Das bedeutet, dass Sie wie gewohnt die Meldung über das ELSTER-Portal abgeben. Wichtig ist, dass das Finanzamt die Meldung erhält. Ansonsten kann es wegen Nichtabgabe zu Säumniszuschlägen oder Mahnungen kommen.
Ja, die Voranmeldung können Sie grundsätzlich rückwirkend korrigieren. Dabei sollten Sie ein paar Dinge beachten:
- Kleinere Fehler wie ein falscher Betrag bei einem Umsatz, können Sie einfach bei der nächsten Voranmeldung berichtigen. Dazu geben Sie die Differenz in den entsprechenden Feldern der nächsten Meldung an.
- Bei größeren Fehlern oder falschen Angaben können Sie eine berichtigte Voranmeldung für den bereits angegebenen Zeitraum über ELSTER einreichen. Diese ersetzt dann die ursprüngliche Meldung.
In jedem Fall ist es empfehlenswert, größere Korrekturen dem Finanzamt schriftlich zu erklären. So kann die Behörde die Änderungen nachvollziehen.
Ja, als Kleinunternehmer nach §19 UstG sind Sie von der Voranmeldung befreit. Da Sie auf Ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie auch keine Zahllast and das Finanzamt abführen. Ihr Umsatz muss im vorangegangenen Kalenderjahr unter 25.000 € und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € liegen. Als Kleinunternehmer müssen Sie lediglich die jährliche Steuererklärung abgeben.
Sollten Sie diese Grenzen überschreiten oder eine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen, verlieren Sie Ihren Kleinunternehmerstatus. In dem Fall müssen Sie eine UStVA abgeben.
Wenn Sie die UStVA vergessen haben, sollten Sie schnellstmöglich reagieren, um zusätzliche Kosten und rechtliche Probleme zu vermeiden. Reichen Sie die Voranmeldung sofort über ELSTER nach. Verspätete Abgaben sind besser als keine!
Für verspätete Meldungen berechnet das Finanzamt einen Säumniszuschlag von 1 % pro angefangenen Monat. Diese laufen automatisch, auch wenn die Meldung nachgereicht wird. Ausstehende Zahlungen sollten Sie umgehend ans Finanzamt überweisen. Handeln Sie also schnell, damit keine weiteren Kosten auf Sie zukommen.
Möglicherweise erhebt das Finanzamt einen Verspätungszuschlag. Sollte dies Ihr erstes Versäumnis sein, fällt er in der Regel gering aus. In vielen Fällen zeigt sich das Finanzamt kulant, wenn die Meldung zeitnah nachgereicht wird.
Für die UStVA wird die Software ELSTER genutzt. Dies ist die kostenlose und offizielle Lösung. Mit ihr können Sie die USt-Voranmeldung online abgeben. Neben ELSTER gibt es noch weitere Softwareanbieter. Sollten Sie bereits eine Buchhaltungssoftware nutzen, kann es sein, dass Sie diese auch zur Abgabe der UStVA verwenden können.
Für Amazon-Händler oder Betreibern anderer Online-Shops funktioniert die USt-Voranmeldung grundsätzlich wie bei jedem anderen Unternehmen. Einige Besonderheiten des Online-Handels gibt es dennoch zu beachten:
- Verkäufe an deutsche Kunden (Inland) werden wie normale Umsätze behandelt. Auf den Nettopreis wird die Umsatzsteuer aufgeschlagen und später in der Voranmeldung angegeben.
- Verkaufen Sie an Privatkunden in anderen EU-Ländern, gilt ab einer bestimmten Umsatzgrenze die Umsatzsteuer des Landes, in das Sie liefern. Hier greift das sogenannte OSS-Verfahren (One-Stop-Shop), das eine zentrale Meldung der Umsatzsteuer ermöglicht.
- Verkäufe ins Nicht-EU-Ausland sind in Deutschland steuerfrei, müssen aber als solche in der Voranmeldung ausgewiesen werden.
Bei Marktplätzen wie Amazon ist zu beachten, dass Amazon teilweise die Lieferung übernimmt. Der Ort der Lieferung ist dann entscheidend für die Umsatzsteuer. In bestimmten Fällen tritt Amazon als Kommissionär auf, was die Meldung in der UStVA beeinflussen kann.
Ob Sie als Freiberufler eine USt-Voranmeldung abgeben müssen, hängt davon ab, ob Sie umsatzsteuerpflichtig sind. Kleinunternehmer nach §19 UstG, deren Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet, sind von der Pflicht zur Abgabe befreit. Alle anderen Freiberufler, die regulär Umsatzsteuer erheben, müssen ihre Voranmeldung wie jedes andere Unternehmen regelmäßig beim Finanzamt einreichen. Dabei werden die eingenommenen Umsatzsteuern auf Leistungen und die abziehbare Vorsteuer aus Eingangsrechnungen miteinander verrechnet. So ergibt sich Ihre Zahllast oder Ihr Erstattungsbetrag.
Das Finanzamt prüft die Voranmeldung in erster Linie auf Form und Plausibilität. Dabei wird kontrolliert, ob alle erforderlichen Angaben gemacht wurden, die Zahlen schlüssig sind und Vorsteuerabzüge korrekt angesetzt wurden. Die Behörden vergleichen die gemeldeten Umsätze und Vorsteuern unter anderem mit den Vorjahreswerten und bekannten Branchenkennzahlen.
Bei der elektronischen Übermittlung prüft ELSTER die Plausibilität bereits bevor Sie die Meldung endgültig einreichen. Auffälligkeiten wie z. B. stark abweichende Umsätze, fehlende Angaben oder ungewöhnlich hohe Vorsteuerbeträge können zu Rückfragen oder detaillierteren Prüfungen führen.
In der Regel erfolgt eine Prüfung also zunächst automatisiert. Nur bei Unklarheiten oder auffälligen Werten werden Sie direkt kontaktiert. Die Voranmeldung dient damit nicht nur der Steuerfestsetzung, sondern auch der laufenden Überwachung, um Fehler oder Unregelmäßigkeiten frühzeitig zu erkennen.
