Die E-Rechnung kommt - Schluss mit dem Papierchaos!

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Eine herkömmliche Rechnung auszustellen, gehört bald der Vergangenheit an. Ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie als Unternehmen im B2B-Bereich (Business-to-Business) in der Lage sein, E-Rechnungen zu erstellen und empfangen. Nach und nach wird die E-Rechnungs-Pflicht ausgeweitet, sodass zukünftig keine Papier- oder PDF-Rechnungen mehr im Umlauf sein dürfen.

Heppe Steinborn Henczka - Steuerberatung Dortmund

Was ist eine E-Rechnung?

Sie sind Unternehmer und Ihnen ist noch nicht ganz klar, was es mit der E-Rechnung auf sich hat? Wir erklären Ihnen, was die E-Rechnung überhaupt ist und worin der große Unterschied zu bisher genutzten Rechnungsformaten besteht.

Definition und Bedeutung

Mit der E-Rechnung werden Ihre Rechnungen im strukturierten, elektronischem Format ausgestellt, übermittelt und weiterverarbeitet. Dadurch werden nicht nur Ihre Prozesse, sondern auch die gesamte Weiterverarbeitung Ihrer Rechnungen verkürzt. Sie sparen wertvolle Ressourcen und können Ihre Dokumente in zentralen Managementsystemen speichern und verwalten.

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Ihre Vorteile mit der E-Rechnung

Die E-Rechnung bietet nicht nur dem Rechnungsaussteller, sondern auch dem -empfänger viele Vorteile: Im Gegensatz zur herkömmlichen Papierrechnungen sparen Sie vor allem bei den Versand- und Materialkosten. Aber auch bei der Bearbeitungszeit, denn verglichen mit den bisher genutzten PDF-Rechnungen, ist die neue E-Rechnung deutlich zeiteffizienter. Darüber hinaus senken Sie die Bearbeitungsdauer jeder einzelnen Rechnung. Weitere Vorteile der E-Rechnungen sind: !

Kostensenkung

Mit der Einführung der E-Rechnung sparen Sie Zeit und Geld. Durch die digitale Form reduzieren Sie Ihre Druck- und Versandkosten erheblich. Um die E-Rechnung zu erstellen, benötigen Sie keinerlei Büroartikel. Sie können gänzlich auf Papier, Ordner, Toner und weiteren Bürobedarf verzichten. Stattdessen können Sie Ihre Geld in andere Bereiche Ihres Unternehmens investieren. Da elektronische Rechnungen automatisiert verarbeitet werden können, minimieren Sie den Aufwand für manuelle Eingaben und Korrekturen. So senken Sie weitere Kosten und vermindern Fehlerquellen.

Zeitersparnis

Die elektronische Rechnungserstellung sorgt für einen ortsunabhängigen und automatisierten Arbeitsprozess - von der Erstellung bis hin zur Verarbeitung der Dokumente. E-Rechnungen können in Echtzeit übermittelt und empfangen werden, was die Bearbeitungszeit erheblich verkürzt. So können Sie Fristen besser einhalten und pünktlichere Zahlungen gewährleisten.

Umweltfreundlichkeit

Der Druck und Versand sämtlicher Papierrechnungen ist eine große Belastung für die Umwelt. Mit einer frühzeitigen Umstellung auf die E-Rechnung etablieren Sie umweltschonende und nachhaltige Prozesse. Rechnungen werden digital ausgestellt, übermittelt und empfangen – Ihr Papierverbrauch wird so drastisch reduziert. Dank der entfallenden Transportwege wird weniger Treibstoff benötigt und der CO2-Ausstoß wird vermindert.

Transparenz

Ihre Rechnungen werden in einer zentralen Cloud gespeichert. Ihre Mitarbeiter haben so Zugriff auf alle hinterlegten Dokumente und können so schnell und präzise Auskunft geben. Jede einzelne Datei finden Sie schnell wieder – ohne unzählige Papierstapel zu durchwühlen. Digitale Belege sind jederzeit abrufbar. Der Status von Rechnungen kann in Echtzeit verfolgt werden, wodurch Zahlungsausfälle und Verzögerungen reduziert werden.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise. In welcher Phase der Umstellung Sie sich befinden, hängt von einigen Bedingungen ab. Wir geben Ihnen einen kleinen Überblick über den Verlauf der Umstellung und welche Fristen Sie im Hinterkopf haben sollten.

Ab 1. Januar 2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Bis Ende 2026: Papierrechnungen oder PDFs dürfen weiterhin versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.

Bis Ende 2027: Papierrechnungen dürfen weiterhin versendet werden, solange der Vorjahresumsatz Ihres Unternehmens weniger als 800.000 Euro beträgt. Auch hier muss der Empfänger zustimmen.

Ab 1. Januar 2028: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen versenden.

Sie sind sich noch unsicher über den Ablauf der Umstellung?

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So führen Sie die Umstellung auf die E-Rechnung durch

Stellen Sie jetzt auf die E-Rechnung um! Damit Sie bestens auf die Umstellung vorbereitet sind, können Sie bereits einige wichtige Schritte erledigen. Sollten Sie bereits DATEV nutzen, erklären wir Ihnen Ihre nächsten Schritte. Sie nutzen eine andere Software? Auch hier geben wir einen kleinen Einblick in den Umstellungsprozess.

Ihre Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Umstellung auf die E-Rechnung

Die Pflicht zur E-Rechnung rückt immer näher. Eine frühzeitig Umstellung hilft Ihnen dabei, die neuen Prozess in Ihrem Unternehmen zu etablieren. Außerdem müssen Sie sich keine Sorgen um die Frist machen. Mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung sind Sie bestens vorbereitet. Wir nennen Ihnen die wichtigsten Schritte der Umstellung:

Schritte

Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater
Zuallererst sollten Sie Kontakt zu Ihrem Steuerberater aufnehmen. Als Steuerberater wissen wir genauestens über die rechtlichen und formalen Anforderungen an die E-Rechnungen Bescheid. Wir beantworten Ihre Fragen und führen Sie durch die Umstellung.

Software prüfen
Als nächstes prüfen wir gemeinsam, ob Ihre aktuell genutzte Rechnungssoftware auch E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann. Sollten Sie bereits eine geeignete Software nutzen, können Sie diese selbstverständlich weiterhin verwenden. Ist Ihre Software jedoch nicht zulässig, empfehlen wir auf DATEV umzusteigen. Wir unterstützen Sie dabei gerne.

Neue Software in bestehende Systeme integrieren
Für eine reibungslose Datenverarbeitung sollten Sie die neue Software in Ihre bestehenden Systeme integrieren. So schaffen Sie die optimale Schnittstelle zwischen verschiedenen Bereichen und können einen unkomplizierten Datenfluss sicherstellen.

Informieren und schulen Sie Ihre Mitarbeitenden
Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeitenden über die neuen Prozesse informiert und entsprechend geschult sind, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

Auswahl der richtigen Software

Zur Erstellung von E-Rechnungen muss ein Datenformat verwendet werden, das den folgenden technischen Anforderungen entspricht:

europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931
E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV)

Elektronische Rechnungen, die Sie an die Bundesverwaltung ausstellen, sind grundsätzlich mit dem Standard XRechnung zu erstellen. Zusätzlich zu XRechnung können Sie weitere Formate wie beispielsweise ZUGferD nutzen, sofern diese den technischen und rechtlichen Anforderungen entsprechen.

ZUGferD
Hybrid-Format bestehend aus einer XML-Datei (maschinenlesbar) und einer PDF-Datei (vom Menschen lesbar)

XRechnung
XML-Datei, die mithilfe einer speziellen Software visualisiert werden kann. In jedem Falle maschinenlesbar

Elektronische Rechnungen mit DATEV versenden

DATEV stellt verschiedene Programme und Anwendungen zur Verfügung, mit denen elektronische Rechnungen erstellt, versendet und empfangen werden können. Zudem ist auch das Archivieren und Verarbeiten der Rechnungen möglich.

Mit der Plattform DATEV Unternehmen online können elektronische Rechnungen effizient verarbeitet und revisionssicher in der DATEV Cloud archiviert werden. Versendete und empfangene Rechnungen können jederzeit direkt in DATEV Unternehmen online integriert werden.

Für den Austausch von Geschäftsdokumenten bietet sich DATEV SmartTransfer an. Über diese Lösung können elektronische Rechnungen sowie andere Dokumente wie Gutschriften oder Lieferscheine schnell und sicher zwischen Geschäftspartnern ausgetauscht werden. Der Versand erfolgt über eine gesicherte Verbindung an das DATEV Rechenzentrum, von wo aus der Weiterversand an den Geschäftspartner übernommen wird.

Achten Sie auf die inhaltlichen und rechtlichen Anforderungen und Bestimmungen

Die E-Rechnungs-Pflicht 2025 kommt mit vielen neuen inhaltlichen und rechtlichen Anforderungen und Bestimmungen. Wichtige Angaben zum Leistungsträger, den Zahlungsbedingungen und dem Rechnungssteller müssen auf jeder Rechnung vorhanden sein. Im Zuge der Einführung der neuen Rechnungsform, werden weitere Änderungen in Kraft treten. Ihre Steuerhelden von HSH informieren Sie über jede Änderung und was sie für Ihr Unternehmen bedeutet.

Gesetzliche Grundlagen

Die Richtlinie 2014/55/EU reguliert die Verwendung elektronischer Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen. Öffentliche Auftraggeber werden dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, sofern sie bestimmten technischen Anforderungen entsprechen.

Zusätzlich müssen Sie die E-Rechnungen, wie sonstige Rechnungen auch, für 10 Jahre aufbewahren.

Damit eine sichere internationale Verwendung ermöglicht wird, sollten Sie sich an alle Anforderungen gemäß der europäischen Norm halten. Andernfalls könnten Sie weitreichende Konsequenzen und Strafen treffen.

GoBD-Konformität

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) muss GoBD-konform sein, um den Anforderungen der deutschen Finanzbehörden zu entsprechen. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, wie elektronische Rechnungen erstellt, empfangen, verarbeitet und archiviert werden müssen. Hier sind die wichtigsten Anforderungen für die GoBD-konforme E-Rechnung:

Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit:
- Rechnungen müssen verständlich und nachvollziehbar sein.
Unveränderbarkeit und Integrität:
- Daten dürfen nicht nachträglich verändert werden, Änderungen müssen protokolliert sein.
- Authentizität und Integrität der Rechnung müssen sichergestellt sein, z. B. durch digitale Signaturen.
Archivierung und Aufbewahrung:
- Rechnungen müssen 10 Jahre revisionssicher archiviert werden.
- Schutz vor Verlust und unbefugtem Zugriff ist notwendig.
Zugriff der Finanzbehörden:
- Finanzbehörden müssen auf die elektronischen Rechnungen zugreifen können.
Dokumentation:
- Prozesse zur Erstellung, Verarbeitung und Archivierung müssen dokumentiert sein und regelmäßig aktualisiert werden.
Verfahrensdokumentation:
- Eine Beschreibung des gesamten Rechnungsverarbeitungsprozesses ist erforderlich.

Verlassen Sie sich auf unsere Expertise und sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Rechnungen stets GoBD-konform sind. Mit unseren maßgeschneiderten Lösungen sind Sie auf der sicheren Seite!

Unterschied zur Papierrechnung

Anders als Papierrechnungen und PDF-Dateien, werden die Rechnungen in elektronischer Form strukturiert und zu einem maschinenlesbaren Dokument umgewandelt. So wird eine digitale Verarbeitung von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung der Rechnungen ermöglicht.