Betriebseinnahmen: Wie sie versteuert werden

Wer selbstständig arbeitet oder ein Unternehmen führt, erzielt Betriebseinnahmen. Aber was genau darunter fällt, ist nicht immer offensichtlich. Nicht nur Rechnungsbeträge vom Kunden zählen dazu. Alles, was dem Betrieb in Geld oder Geldeswert zufließt, gehört dazu.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Betriebseinnahmen sind und welche Einnahmen dazugehören. Außerdem zeigen wir, wie Sie sie in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung korrekt erfassen.

Was sind Betriebseinnahmen?

Betriebseinnahmen sind alle Zugänge in Geld oder Geldeswert, die betrieblich veranlasst sind. Sie stehen den Betriebsausgaben nach § 4 Abs. 4 EStG gegenüber und bilden zusammen mit diesen die Grundlage der Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 3 EStG. Entscheidend ist nicht die Form der Einnahme, sondern ihr betrieblicher Ursprung. Sobald ein Zufluss betrieblich veranlasst ist, ist er grundsätzlich als Betriebseinnahme in die Gewinnermittlung einzubeziehen.

Was zählt zu den Betriebseinnahmen?

Dazu gehört weit mehr als nur klassische Umsatzerlöse.

• Umsatzerlöse sind die häufigste Form. Das sind Zahlungen von Kunden für erbrachte Leistungen oder verkaufte Waren. Sie bilden den Kern der Einnahmen bei den meisten Selbstständigen und Gewerbetreibenden. Auch Anzahlungen und Abschlagszahlungen gehören dazu – und zwar in dem Jahr, in dem sie eingehen.
• Vereinnahmte Umsatzsteuer zählt bei Unternehmern der Regelbesteuerung ebenfalls dazu. Das gilt auch, wenn sie später ans Finanzamt abgeführt wird. Im Gegenzug ist die gezahlte Vorsteuer eine Betriebsausgabe.
• Sachentnahmen und Eigenverbrauch: Nutzen Sie betriebliche Güter privat? Dann müssen Sie den privaten Nutzungsanteil als Einnahme erfassen. Dem Betrieb wird ein Wert in Geld oder Geldeswert entnommen. Ein typisches Beispiel ist die private Nutzung eines Firmenwagens.
• Zinserträge und Kapitalerträge aus betrieblichen Konten oder Anlagen gehören ebenfalls dazu – sofern sie durch den Betrieb veranlasst sind.
• Einnahmen aus der Veräußerung von Betriebsvermögen sind ebenfalls zu erfassen. Das gilt beim Verkauf einer Maschine, eines Firmenfahrzeugs oder von Geschäftsanteilen. Auch wenn der Verkaufserlös über dem Buchwert liegt.
• Zuschüsse und Fördergelder staatlicher Stellen sind in der Regel steuerpflichtige Einnahmen. Voraussetzung ist ein betrieblicher Bezug. Ob ein Zuschuss steuerpflichtig ist, hängt vom Einzelfall ab. Im Zweifel lohnt sich eine Rücksprache mit dem Steuerberater.

Betriebseinnahmen und Umsatzsteuer – was gehört wohin?

Viele Selbstständige sind unsicher: Gehört die Umsatzsteuer zu den Einnahmen oder nicht? Die Antwort hängt vom Besteuerungsverfahren ab.

Unterliegen Sie der Regelbesteuerung, weisen Sie auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer aus. Diese vereinnahmte Umsatzsteuer ist zunächst als Einnahme zu erfassen. Sie führen sie später über die Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt ab. Im Gegenzug können Sie gezahlte Vorsteuer als Betriebsausgabe abziehen.

Sind Sie Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Dann weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Ihre Einnahmen sind in diesem Fall Nettobeträge. Eine Vorsteuer können Sie nicht geltend machen.

Diese Unterscheidung ist wichtig – vor allem für die korrekte Erfassung in der Anlage EÜR.

Betriebseinnahmen in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung nach § 4 Abs. 3 EStG gilt das Zufluss-Abflussprinzip.

Einnahmen werden in dem Jahr erfasst, in dem sie tatsächlich eingegangen sind. Wann die Rechnung gestellt wurde, spielt keine Rolle.

Das hat praktische Konsequenzen. Eine Dezemberrechnung, die erst im Januar bezahlt wird, gehört ins neue Jahr. Eine Januarrechnung, die noch im Dezember bezahlt wird, zählt ins laufende Jahr.

10-Tage-Regel

Eine Ausnahme gilt für regelmäßig wiederkehrende Einnahmen: Sind sie kurze Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel fällig und fließen sie innerhalb dieses Zeitraums zu, werden sie dem wirtschaftlich zugehörigen Jahr zugerechnet. Als kurze Zeit gilt regelmäßig ein Zeitraum von bis zu zehn Tagen.

Die Einnahmen werden in der Anlage EÜR erfasst und elektronisch ans Finanzamt übermittelt. Umsatzsteuer und Vorsteuer werden dabei gesondert ausgewiesen.

Was ist keine Betriebseinnahme?

Nicht jeder Geldeingang zählt dazu.

Private Einlagen gehören nicht zu den Betriebseinnahmen. Geld, das der Inhaber aus seinem Privatvermögen in den Betrieb einbringt, erhöht zwar das Betriebsvermögen, stellt aber keinen betrieblichen Ertrag dar und ist daher steuerlich erfolgsneutral.

Kredite und Darlehen zählen ebenfalls nicht dazu. Sie müssen zurückgezahlt werden und stellen keinen Gewinn dar. Das gilt sowohl für Bankdarlehen als auch für private Darlehen des Inhabers an seinen Betrieb.

• Durchlaufende Posten sind keine eigenen Einnahmen. Das sind Beträge, die im Namen eines Dritten vereinnahmt und direkt weitergeleitet werden. Ein Beispiel: Ein Dienstleister zieht Kosten für einen Subunternehmer beim Kunden ein und leitet sie direkt weiter.

Einnahmen in der Praxis – ein Beispiel

Eine selbstständige Texterin erzielt im laufenden Jahr Honorare von verschiedenen Auftraggebern. Insgesamt kommen 38.000 € zusammen.

Zusätzlich verkauft sie ihren alten Laptop, den sie bisher betrieblich genutzt hat, für 400 €. Auch dieser Betrag ist zu erfassen. Außerdem erhält sie einen Zuschuss von 1.500 € aus einem Förderprogramm für Selbstständige.

Insgesamt ergibt das 39.900 €. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung werden diese den Betriebsausgaben gegenübergestellt. Angenommen, ihre Betriebsausgaben betragen 12.000 € – für Software, Fachliteratur, Büromaterial und anteilige Büromiete. Die Differenz von 27.900 € ergibt den steuerpflichtigen Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG.

Hätte sie den Laptop privat genutzt und erst dann verkauft, wäre der Erlös keine Einnahme. Entscheidend ist also immer: War der Gegenstand zuletzt betrieblich genutzt?